Pieczątka pozostawia na papierze lub innym podłożu trwały ślad. Kojarzona jest z graficznym znakiem, nadającym moc prawną dokumentom oraz będącym znakiem rozpoznawczym firmy i świadectwem wiarygodności. Posiadanie pieczątki firmowej nie jest regulowanie prawnie, ale z pewnością usprawnia prowadzenie firmy.
Pieczątka firmowa, a wymogi prawne
Posiadanie pieczątki firmowej nie podlega regulacjom prawnym. Oznacza to, że przedsiębiorca nie ma obowiązku wyrabiania pieczątki i żadna instytucja publiczna nie może wymagać jej posiadania. W niektórych urzędach możemy spotkać się jednak z sytuacją, w której posłużenie się pieczątką będzie wymagane. Pamiętajmy jednak, że zgodnie z prawem, poświadczeniem tożsamości i potwierdzeniem składanych oświadczeń jest podpis. Wyjątkiem są niektóre zawody. Zgodnie z prawem, pieczątkę muszą posiadać lekarze, pielęgniarki, diagnostycy medyczni oraz instruktorzy nauki jazdy. W przypadku braku pieczątki firmowej w sytuacji, kiedy na dokumencie pozostawiono miejsce na „podpis i pieczątkę”, wystarczy napisać jednozdaniowe oświadczenie, że nie posiadamy pieczątki firmowej i złożyć podpis. Niemniej, przepisy nie dotyczą wewnętrznych regulaminów takich instytucji, jak np. banki. Przy zakładaniu kont firmowych posiadanie pieczątki firmowej zazwyczaj jest wymagane w ramach wewnętrznych regulacji prawnych konkretnego banku.
Nie trzeba, ale warto!
Zalet posiadania pieczątki firmowej jest wiele. Przede wszystkim, pieczątka firmowa usprawnia funkcjonowanie firmy i jest bardzo przydatna przy wystawianiu oraz podpisywaniu dokumentów, wniosków i deklaracji. Pozwala to zaoszczędzić bardzo wiele czasu, który musielibyśmy wykorzystać na ręczne uzupełnienie danych. Posługiwanie się pieczątką w kontaktach z kontrahentami podnosi również naszą wiarygodność w ich oczach. Obecność pieczątki obok podpisu jest rodzajem biznesowej formuły wizualnej, usankcjonowanej przez tradycję. Co więcej – profesjonalnie wykonana pieczątka firmowa, może być również formą reklamy! Praktyka umieszczania na pieczątce loga firmy jest coraz powszechniejsza. Dodatkowo, szczegółowe dane z pieczątki znacznie ułatwiają komunikację pomiędzy klientem, a firmą. Funkcjonalna pieczątka firmowa powinna w związku z tym zawierać takie dane, jak: nazwa i adres firmy, NIP oraz w przypadku spółek – kapitał zakładowy i numer KRS. Warto wiedzieć, że nie ma obowiązku podawania na pieczątce numeru Regon. Z kolei właściciele działalności jednoosobowych mogą na niej umieścić swoje imię i nazwisko. Warto również zawrzeć informacje dodatkowe – numer telefonu, adres e-mail oraz stronę internetową.